Política de Compliance
I. LA NOSTRA POLÍTICA DE COMPLIANCE PENAL
GRUP HOTELS PLATJA, S.A. realitza la seva activitat i operacions en compliment de totes les lleis i reglaments pertinents i implementa directrius, polítiques i procediments interns que garanteixen que aquestes lleis i reglaments es compleixin.
GRUP HOTELS PLATJA, S.A. identifica, gestiona i comunica a l’Òrgan de Govern i a la Direcció el risc de incompliment penal que ha de ser previngut.
El comportament inadequat d’un sol directiu, empleat o personal que realitzi funcions per a GRUP HOTELS PLATJA, S.A. pot potencialment danyar la nostra imatge i reputació en un espai temporal molt curt. Per això, hem de prevenir i evitar de forma activa aquesta possibilitat.
Per això, es requereix que tots els membres de GRUP HOTELS PLATJA, S.A., tant consellers, accionistes, directius o empleats (d’ara endavant, el Personal), portem a terme les nostres activitats amb el ferm compromís de complir amb la legislació i regulació vigents, els nostres principis ètics, el nostre Manual de Compliance i les nostres polítiques internes, així com amb els procediments i controls establerts a la Companyia.
La finalitat de la present Política és posar en coneixement del personal de GRUP HOTELS PLATJA, S.A., així com dels tercers que s’hi relacionin, un missatge rotund d’oposició a la comissió de qualsevol acte il·lícit, penal o de qualsevol altra índole.
En cap cas està justificada (i queda prohibida) la comissió d’un delicte per part del personal, ni tan sols quan aquesta actuació produís, aparentment, un benefici de qualsevol classe per a GRUP HOTELS PLATJA, S.A.. A més, la Companyia està disposada a combatre aquests actes i a prevenir un eventual deteriorament de la seva imatge i valor reputacional.
Aquesta Política de Compliance constitueix el marc de referència del Model de Compliance existent a GRUP HOTELS PLATJA, S.A., que és conegut per tot el personal i impulsat per l’Òrgan de Govern. L’abast de la mateixa abasta aquelles activitats dins dels processos desenvolupats a la Companyia i a les persones que els duen a terme.
II. SISTEMA DE GESTIÓ DE COMPLIANCE
Les principals raons per implementar un Sistema de Gestió de Compliance efectiu i eficaç són les següents:
- Cultura d’ètica empresarial sòlida: orientació sobre el comportament adequat per a la direcció i els empleats.
- Responsabilitat i multes: prevenció de responsabilitats penals o civils i sancions econòmiques.
- Reclamacions legals: reducció del risc de reclamacions de tercers.
- Risc reputacional: protecció del valor reputacional de la Companyia.
- Clients: garantia de compliment normatiu exigit per clients rellevants.
- Cadena de subministrament: aplicació de pràctiques empresarials responsables i ètiques.
Un Sistema de Gestió de Compliance contribueix a garantir i augmentar el valor de GRUP HOTELS PLATJA, S.A. i a protegir la Direcció davant de responsabilitats personals.
III. SISTEMA DE GESTIÓ DE COMPLIANCE PENAL
GRUP HOTELS PLATJA, S.A. compta amb un Sistema de Gestió de Compliance congruent amb els fins de l’organització i que compleix els requisits mínims exigits.
Per establir un sistema efectiu, es segueixen els següents passos:
- Identificació i avaluació de riscos
- Desenvolupament de mesures preventives
- Implantació
- Detecció, resposta i seguiment de l’eficàcia
- Elaboració d’informes
- Millora continua del sistema
IV. REQUISITS
I. Compromís
La Direcció de GRUP HOTELS PLATJA, S.A. és responsable de desenvolupar i implementar un Sistema de Gestió de Compliance basat en l’aplicació de polítiques i procediments adequats que garanteixen el compliment de totes les lleis i reglaments aplicables.
El nomenament d’un responsable de compliment no exime a la Direcció de la seva responsabilitat última d’establir un Sistema de Compliance penal efectiu.
La Direcció de GRUP HOTELS PLATJA, SA comunica el seu compromís clar amb el compliment normatiu penal (“major jerarquia major exigència”) i compleix amb els requisits d’aquesta Política de compliance penal i del Sistema de gestió de compliance penal implantat.
GRUP HOTELS PLATJA, SA està compromès amb la millora contínua del Sistema de gestió de compliance penal.
II. Responsable(s) de Compliance
S’ha designat una persona de rang superior per actuar en qualitat de “Responsable de Compliance” o Compliance Officer.
L’Òrgan de Govern ha nomenat un Responsable de Compliance, el qual, té una comprensió jurídica i econòmica dels problemes de compliment normatiu; és fiable i digne de confiança.
Les responsabilitats i tasques delegades al Responsable de Compliance (tant si coincideix amb l’Òrgan de Govern, com si no) estan ben definides i documentades, la qual es realitza mitjançant una carta de nomenament de l’Òrgan de govern dirigida i refrendada pel propi Responsable de Compliance.
El Responsable de Compliance Penal compta amb els recursos suficients per complir les seves obligacions de forma adequada.
El Responsable de Compliance Penal treballa conjuntament amb la direcció de l’empresa i té plena col·laboració amb els altres òrgans de l’Organització.
III. Identificació i avaluació de riscos
El Sistema de Gestió de Compliance Penal es basa en un procés documentat en el qual s’identifiquen i avaluen els riscos de compliment penal. La identificació i avaluació dels riscos es repeteix amb una periodicitat fixa o com a resposta específica a un esdeveniment extraordinari, canvi significatiu en l’estructura o activitat de GRUP HOTELS PLATJA, SA, canvis en la jurisprudència o es produeixin canvis legislatius rellevants.
IV. Desenvolupament de mesures correctives
Un cop completat el procés d’identificació i avaluació dels riscos, es procedeix a desenvolupar mesures per eliminar la causa de la no conformitat i prevenir que es reprodueixin.
GRUP HOTELS PLATJA, SA desenvolupa o, segons el cas, revisa els documents existents relatius al compliment (tenint en compte els resultats de la identificació i avaluació dels riscos).
V. Formació
Els empleats reben formació bàsica sobre compliment i la seva assistència a aquesta formació queda documentada.
La contribució del personal de la companyia a l’eficàcia del Sistema de Gestió de Compliance penal és primordial perquè aquests ajudin a prevenir i detectar riscos penals, evitant-ne la materialització i reconeixent els factors de riscos.
VI. Competència
GRUP HOTELS PLATJA, S.A. assegura la competència del personal de compliance, basant-se en una educació, formació o experiència adequada.
Es revisen periòdicament els objectius de rendiment per assegurar-se que existeixen salvaguardes raonables per evitar que incentivin l’assumpció de riscos penals o promoguin conductes inadequades en relació amb el Compliance penal.
VII. Canal de Denúncies
GRUP HOTELS PLATJA, SA té implementat un efectiu sistema de denúncia mitjançant el qual els empleats i tercers poden comunicar qualsevol informació relativa a un suposat incompliment al Responsable de compliment normatiu (Compliance Officer) de la companyia.
En cas necessari, els empleats que presentin una queixa poden fer-ho de forma anònima, llevat que la llei no ho permeti.
El Canal de Denúncies està implantat a la pàgina web de l’organització.
VIII. Sancions per comportament inadequat
Els incompliments requereixen una sanció adequada independentment de la condició de l’empleat en qüestió (incloent, per exemple, impagament de bonificacions, accions legals o acomiadament).
IX. Procediments per a la delegació de facultats
En els casos en què la Direcció de GRUP HOTELS PLATJA, SA delegui la presa de decisions en àmbits en què existeixi risc penal major que baix, GRUP HOTELS PLATJA, SA establirà i aplicarà un procediment i un sistema de controls que garanteixin que el procés de presa de decisions i el nivell d’autoritat dels decisors siguin adequats i estiguin lliures de conflictes d’interessos reals o potencials.
X. Objectius
- Identificació de les activitats de l’empresa en el marc de les quals puguin ésser comesos els delictes dels quals pot ser responsable penalment una persona jurídica.
- La posada en funcionament de procediments i polítiques dirigides a la prevenció de delictes en el marc d’activitat de l’empresa.
- L’implantació i gestió d’un canal ètic de denúncies i comunicacions.
- La realització de campanyes de sensibilització a totes les parts interessades.
- La verificació periòdica del model i la seva eventual modificació.
Els objectius de compliance penal són coherents amb el que s’estableix en aquesta Política i amb els resultats de la identificació i avaluació de riscos penals, són objecte de seguiment segons la planificació estableixuda un cop s’ha realitzat el procés d’avaluació de les riscos penals, comunicats, mesurables (si és possible) i es fan actualitzacions segons calgui.
L’Òrgan de Govern impulsa i aprova aquesta Política de Compliance Penal, que:
- Exigeix el compliment de la legislació penal aplicable a l’organització
- És coherent amb els fins de l’organització
- Prohibeix la comissió de fets delictius
- Minimitza l’exposició de l’organització als riscos penals
- Proporciona un marc adequat per a la definició, revisió i aconseguiment dels objectius de compliance penal
