Politique de Conformité
I. NOTRE POLITIQUE DE CONFORMITÉ PÉNALE
GRUPO HOTELES PLAYA, S.A. exerce son activité et ses opérations dans le respect de toutes les lois et règlements pertinents et met en œuvre des lignes directrices, des politiques et des procédures internes qui garantissent le respect de ces lois et règlements.
GRUPO HOTELES PLAYA, S.A. identifie, gère et communique à l’Organe de Gouvernance et à la Direction le risque de non-conformité pénale à prévenir.
Le comportement inapproprié d’un seul dirigeant, employé ou membre du personnel travaillant pour GRUPO HOTELES PLAYA, S.A. peut potentiellement nuire à notre image et réputation en très peu de temps. C’est pourquoi nous devons prévenir et éliminer activement cette possibilité.
Pour ce faire, il est nécessaire que tous les membres de GRUPO HOTELES PLAYA, S.A., qu’il s’agisse de conseillers, actionnaires, dirigeants ou employés (ci-après, le Personnel), exercent leurs activités avec l’engagement ferme de respecter la législation et la réglementation en vigueur, nos principes éthiques, notre Manuel de Conformité et nos politiques internes, ainsi que les procédures et contrôles établis dans l’Entreprise.
L’objectif de la présente Politique est de sensibiliser le personnel de GRUPO HOTELES PLAYA, S.A., ainsi que les tiers en relation avec elle, à un message catégorique s’opposant à la commission de tout acte illicite, pénal ou de toute autre nature.
En aucun cas la commission d’une infraction par le personnel n’est justifiée (et est interdite), même si une telle action semble apporter un quelconque avantage à GRUPO HOTELES PLAYA, S.A.. De même, l’Entreprise est prête à lutter contre ces actes et à prévenir une détérioration éventuelle de son image et de sa réputation.
Cette Politique de Conformité constitue le cadre de référence du Modèle de Conformité en vigueur chez GRUPO HOTELES PLAYA, S.A., connu de tout le personnel et promu par l’Organe de Gouvernance. Son champ d’application englobe les activités menées au sein de l’Entreprise et les personnes les réalisant.
II. SYSTÈME DE GESTION DE LA CONFORMITÉ
Les principales raisons pour la mise en place d’un Système de Gestion de la Conformité efficace sont les suivantes :
- Culture d’éthique commerciale solide : orientation sur le comportement approprié pour la direction et les employés.
- Responsabilité et amendes : prévention des responsabilités pénales ou civiles et des sanctions financières.
- Réclamations légales : réduction du risque de réclamations de tiers.
- Risque de réputation : protection de la valeur réputationnelle de l’Entreprise.
- Clients : garantie du respect des normes réglementaires exigées par les clients importants.
- Chaîne d’approvisionnement : application de pratiques commerciales responsables et éthiques.
Un Système de Gestion de la Conformité contribue à garantir et à accroître la valeur de GRUPO HOTELES PLAYA, S.A. et à protéger la Direction contre les responsabilités personnelles.
III. SYSTÈME DE GESTION DE LA CONFORMITÉ PÉNALE
GRUPO HOTELES PLAYA, S.A. dispose d’un Système de Gestion de la Conformité conforme aux objectifs de l’organisation et répondant aux exigences minimales requises.
Pour mettre en place un système efficace, les étapes suivantes sont suivies :
- Identification et évaluation des risques
- Développement de mesures préventives
- Mise en œuvre
- Détection, réponse et suivi de l’efficacité
- Élaboration de rapports
- Amélioration continue du système
IV. EXIGENCES
I. Engagement
La Direction de GRUPO HOTELES PLAYA, S.A. est responsable de développer et mettre en œuvre un Système de Gestion de la Conformité basé sur l’application de politiques et procédures appropriées garantissant le respect de toutes les lois et réglementations applicables.
La nomination d’un responsable de la conformité n’exonère pas la Direction de sa responsabilité ultime d’établir un Système de Conformité pénale efficace.
La Direction de GRUPO HOTELES PLAYA, SA exprime son engagement clair envers le respect de la norme pénale (“plus la hiérarchie est élevée, plus les exigences le sont”) et respecte les exigences de cette Politique de conformité pénale et du Système de gestion de conformité pénale mis en place.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA est engagé dans l’amélioration continue du Système de gestion de conformité pénale.
II. Responsable(s) de Conformité
Une personne de rang supérieur a été désignée pour agir en qualité de “Responsable de Conformité” ou Compliance Officer.
L’Organe de Gouvernance a nommé un Responsable de Conformité, qui possède une compréhension juridique et économique des problèmes de conformité réglementaire ; est fiable et digne de confiance.
Les responsabilités et tâches déléguées au Responsable de Conformité (qu’il s’agisse ou non de l’Organe de Gouvernance) sont bien définies et documentées, ce qui est réalisé par le biais d’une lettre de nomination de l’Organe de Gouvernance adressée et signée par le Responsable de Conformité lui-même.
Le Responsable de Conformité Pénale dispose des ressources adéquates pour remplir ses obligations de manière appropriée.
Le Responsable de Conformité Pénale collabore étroitement avec la direction de l’entreprise et coopère pleinement avec les autres organes de l’Organisation.
III. Identification et évaluation des risques
Le Système de Gestion de la Conformité Pénale repose sur un processus documenté dans lequel les risques de non-conformité pénale sont identifiés et évalués. L’identification et l’évaluation des risques sont répétées à intervalles réguliers ou en réponse spécifique à un événement extraordinaire, un changement significatif dans la structure ou l’activité de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, des changements dans la jurisprudence ou des modifications législatives importantes.
IV. Développement de mesures correctives
Une fois le processus d’identification et d’évaluation des risques achevé, des mesures sont prises pour éliminer la cause de la non-conformité et prévenir sa réapparition.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA développe ou, le cas échéant, révise les documents existants liés à la conformité (en tenant compte des résultats de l’identification et de l’évaluation des risques).
V. Formation
Les employés reçoivent une formation de base sur la conformité et leur participation à cette formation est documentée.
La contribution du personnel de l’entreprise à l’efficacité du Système de Gestion de Conformité pénale est essentielle pour les aider à prévenir et détecter les risques pénaux, éviter leur concrétisation et reconnaître les facteurs de risques.
VI. Compétence
GRUPO HOTELES PLAYA, S.A. assure la compétence du personnel de conformité, basée sur une éducation, une formation ou une expérience adéquate.
Les objectifs de performance sont examinés régulièrement pour s’assurer qu’il existe des sauvegardes raisonnables pour éviter d’inciter à prendre des risques pénaux ou à encourager des comportements inappropriés en matière de conformité pénale.
VII. Canal de Dénonciation
GRUPO HOTELES PLAYA, SA dispose d’un système efficace de dénonciation par lequel les employés et les tiers peuvent signaler toute information relative à une éventuelle violation au Responsable de conformité normative (Compliance Officer) de l’entreprise.
Si nécessaire, les employés qui déposent une plainte peuvent le faire de manière anonyme, sauf si la loi l’interdit.
Le Canal de Dénonciation est mis en place sur le site web de l’organisation.
VIII. Sanctions pour comportement incorrect
Les violations nécessitent une sanction appropriée indépendamment du statut de l’employé en question (incluant, par exemple, la non-attribution de primes, des actions en justice ou le licenciement).
IX. Procédures de délégation des pouvoirs
Dans les cas où la Direction de GRUPO HOTELES PLAYA, SA délègue la prise de décision dans des domaines présentant un risque pénal plus élevé que sous, GRUPO HOTELES PLAYA, SA établit et met en œuvre une procédure et un système de contrôles garantissant que le processus de décision et le niveau d’autorité des décideurs sont appropriés et exempts de conflits d’intérêts réels ou potentiels..
X. Objectifs
- Identification des activités de l’entreprise dans lesquelles des infractions peuvent être commises, pour lesquelles une personne morale peut être tenue pénalement responsable.
- Mise en place de procédures et politiques visant à prévenir les infractions dans le domaine d’activité de l’entreprise.
- Mise en place et gestion d’un canal éthique de dénonciations et de communications.
- Réalisation de campagnes de sensibilisation auprès de toutes les parties prenantes.
- Vérification périodique du modèle et modification éventuelle de celui-ci.
Les objectifs de conformité pénale sont cohérents avec ce qui est établi dans cette Politique et avec les résultats de l’identification et de l’évaluation des risques pénaux, sont suivis selon la planification établie une fois le processus d’évaluation des risques pénaux réalisé, communiqués, mesurables (si possible) et mis à jour si nécessaire.
L’Organe de Gouvernance impulse et approuve cette Politique de Conformité Pénale, qui :
- Exige le respect de la législation pénale applicable à l’organisation
- Est cohérente avec les objectifs de l’organisation
- Interdit la commission d’actes criminels
- Minimise l’exposition de l’organisation aux risques pénaux
- Fournit un cadre approprié pour la définition, la révision et la réalisation des objectifs de conformité pénale
