Code de Conduite Éthique

1. CHAMP D’APPLICATION DU CODE DE CONDUITE

Le présent Code de Conduite (ci-après le « Code ») établit l’ensemble des règles de conduite devant régir les actions de tout le personnel de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, (ci-après « GRUPO HOTELES PLAYA, SA » ou la « Société ») et constitue un élément principal du Programme de Conformité de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.

Le présent Code s’applique aux administrateurs et administratrices, à la haute direction et au personnel de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, y compris le personnel en stage et les boursiers. Ces personnes sont désignées ci-après par les termes « Personnes Assujetties » ou « Personnel ».

Dans certaines matières spécifiques nécessitant une réglementation détaillée, les normes de ce Code sont complétées par celles figurant dans d’autres codes et manuels de GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Font partie des codes et manuels sectoriels : le Manuel de Prévention du Blanchiment de Capitaux et du Financement du Terrorisme, le Règlement Interne de Conduite sur les Marchés de Valeurs, le Document de Sécurité, etc. (ci-après, ensemble, les « Manuels de Conformité ») ainsi que les notes et circulaires développant des points spécifiques de ces codes et manuels.

Les Personnes Assujetties au Code ont l’obligation de connaître et de respecter le Code de Conduite et de collaborer pour faciliter sa mise en œuvre au sein de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, y compris la communication à l’Organe de Surveillance de toute infraction portée à leur connaissance.

Par l’application du Code, il est attendu que les personnes exerçant leurs activités au sein de GRUPO HOTELES PLAYA, SA fassent preuve d’un comportement intègre et professionnel à tout moment et contribuent au bon climat et à l’engagement de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, en dénonçant les conduites susceptibles de nuire à son image et/ou à sa réputation.

2. PRINCIPES GÉNÉRAUX DU CODE DE CONDUITE

Les Principes Généraux du Code de Conduite, ainsi que les Manuels de Conformité de la Société et l’éthique professionnelle de son personnel, constituent les piliers d’action de GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Toutes les actions des Personnes Assujetties doivent être guidées par ces directives et principes.

GRUPO HOTELES PLAYA, SA, dans le cadre des relations internes, s’appuie sur les principes suivants :

2.1. PRINCIPES ÉTHIQUES

1. Respect des personnes

Toutes les Personnes Assujetties au Code favoriseront à tout moment des relations basées sur le respect d’autrui ainsi que sur la collaboration réciproque.

GRUPO HOTELES PLAYA, SA s’engage à veiller à l’existence d’un environnement de travail exempt de toute forme de violence et/ou de harcèlement, avec l’interdiction consécutive de tout type de discrimination, d’intimidation et de comportements offensants ou inappropriés, de manque de respect ou de toute agression physique ou verbale dans les relations professionnelles au sein de la Société.

2. Principe d’égalité et de non-discrimination

GRUPO HOTELES PLAYA, SA a pour principe fondamental de maintenir un environnement de travail respectant la dignité de toutes les personnes et d’éviter tout comportement portant atteinte aux droits fondamentaux protégés par la Constitution Espagnole et l’ordre juridique général.

GRUPO HOTELES PLAYA, SA exprime son ferme engagement envers le principe de promotion de l’égalité des chances dans l’accès à l’emploi et dans la promotion professionnelle, en évitant à tout moment les situations de discrimination ou d’inégalité fondées sur le genre, la race, la condition sociale ou sexuelle, l’état civil, la religion, l’affiliation syndicale ou toute autre circonstance.

Par conséquent, les Personnes Assujetties intervenant dans les processus de recrutement, de sélection et/ou de promotion professionnelle agiront avec objectivité dans leurs actions et décisions, afin d’identifier les personnes correspondant le mieux au profil et aux besoins du poste à pourvoir, et tout particulièrement lors du recrutement et de la promotion du personnel de direction et de la nomination des membres des organes d’administration, où des standards éthiques élevés devront être respectés.

3. Prévention des risques professionnels

Les Personnes Assujetties respecteront à tout moment les mesures préventives applicables en matière de sécurité et de santé au travail. À cette fin, elles ont l’obligation de connaître et d’utiliser les ressources que GRUPO HOTELES PLAYA, SA met à leur disposition en matière de sécurité et de prévention des risques et, le cas échéant, de s’assurer que les membres de leurs équipes exercent leurs activités dans des conditions de sécurité.

4. Conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle

Les Personnes Assujetties favoriseront un environnement de travail compatible avec le développement personnel, en facilitant, pour les membres de leurs équipes, l’accès aux mesures favorisant la conciliation de l’activité professionnelle au sein de GRUPO HOTELES PLAYA, SA avec les besoins de leur vie personnelle, afin d’améliorer la qualité de vie des travailleurs, travailleuses et de leurs familles.

5. Protection de l’environnement

Les Personnes Assujetties, dans le cadre de leurs compétences, doivent respecter les exigences légales et les procédures internes établies à tout moment par GRUPO HOTELES PLAYA, SA afin de réduire ou d’éviter, autant que possible, l’impact environnemental de leurs activités.

2.2. NORMES GÉNÉRALES DE CONDUITE

Respect de la réglementation

Les Personnes Assujetties adopteront une conduite professionnelle droite, impartiale et honnête, et s’abstiendront de participer à des activités illégales. Les Personnes Assujetties respecteront tant les dispositions générales (lois, règlements et circulaires des organismes de supervision) que les Manuels de Conformité et les procédures internes de GRUPO HOTELES PLAYA, SA qui leur sont applicables.

Toute Personne Assujettie mise en examen ou accusée dans une procédure judiciaire pouvant affecter son activité au sein de GRUPO HOTELES PLAYA, SA ou trouvant son origine dans celle-ci, devra en informer les Ressources Humaines dans les plus brefs délais. De même, il conviendra d’informer les Ressources Humaines de l’existence de dossiers administratifs la concernant, que ce soit en tant que personne présumée responsable, témoin ou à tout autre titre, instruits par les autorités ou organismes de supervision de l’activité de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.

Cumul d’activités

Les Personnes Assujetties devront donner la priorité à l’exercice de leurs fonctions au sein de GRUPO HOTELES PLAYA, SA et ne pourront pas fournir de services professionnels à d’autres entités ou entreprises concurrentes, qu’ils soient rémunérés ou non, quelle que soit la relation sur laquelle ils reposent, sauf autorisation expresse des Ressources Humaines après avis favorable de la Conformité.

Les Personnes Assujetties exerçant une autre activité professionnelle devront communiquer cette circonstance aux Ressources Humaines dès qu’elle se présente.

Professionnalisme et Responsabilité

Les Personnes Assujetties emploieront leur capacité technique et professionnelle ainsi que la diligence appropriée dans l’exercice de leur activité au sein de la Société. En particulier :

• Elles se responsabiliseront pour atteindre la qualification technique et professionnelle nécessaire au développement de leur activité en faisant un usage responsable des moyens mis à leur disposition par GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
• Elles respecteront les procédures internes, comptabiliseront les opérations et tiendront les archives et registres requis par leur activité de manière exacte et rigoureuse.
• Elles respecteront les normes et mesures établies en matière de sécurité et d’hygiène afin de prévenir les risques professionnels.
• L’information économique et financière reflétera fidèlement la réalité économique, financière et patrimoniale de l’entreprise, conformément aux principes comptables généralement reconnus et aux normes internationales d’information financière applicables.
• Elles prendront soin des actifs du Groupe auxquels elles ont accès, en les utilisant dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et en s’abstenant de toute disposition ou charge sans l’autorisation pertinente.
• Elles feront un usage correct et approprié des moyens mis à leur disposition par GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
• Elles effectueront l’imputation des dépenses en s’ajustant strictement aux besoins du service professionnel.
• Elles utiliseront les équipements informatiques en respectant les mesures de sécurité informatique mises en œuvre par GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
• Elles respecteront les droits de propriété intellectuelle de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
• Elles n’utiliseront pas l’image, le nom, la marque ou le logo de GRUPO HOTELES PLAYA, SA en dehors du cadre de leur activité professionnelle.

3. LIGNES DE CONDUITE POUR DES SITUATIONS CONCRÈTES

Conflits d’Intérêts

Les Personnes Assujetties agiront toujours de manière à ce que leurs intérêts particuliers, ceux de leurs proches ou d’autres personnes liées à elles ne priment pas sur ceux de GRUPO HOTELES PLAYA, SA ou de sa clientèle. Cette ligne de conduite s’appliquera tant dans les relations avec GRUPO HOTELES PLAYA, SA qu’avec la clientèle, les entreprises prestataires ou tout autre tiers.

Les Personnes Assujetties identifieront et informeront des situations de conflit d’intérêts, tant potentielles que réelles, y compris celles découlant de liens de parenté ou d’autres liens affins. Elles s’abstiendront de participer (que ce soit à la prise de décision ou à des fonctions de représentation de GRUPO HOTELES PLAYA, SA) à des transactions de toute nature impliquant un intérêt propre ou celui d’une personne liée. En conséquence, et sans préjudice de ladite règle générale :

• Elles ne pourront acquérir ni transmettre, ni directement ni par l’intermédiaire de personnes liées, des actifs ou des biens appartenant à GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
• Elles n’accorderont pas de traitement ni de conditions de travail spéciales basées sur des relations personnelles ou familiales.

Information Privilégiée

Les Personnes Assujetties disposant d’informations privilégiées n’effectueront aucune opération pour leur propre compte ou pour le compte d’autrui, directement ou indirectement, sur les valeurs ou instruments concernés. Elles ne pourront pas non plus encourager, soutenir ou recommander à d’autres personnes de les réaliser.

Est considérée comme information privilégiée toute information de nature concrète qui n’a pas été rendue publique et qui, si elle l’était, pourrait influencer de manière sensible le cours sur un marché ou un système organisé de négociation.

Devoir de Confidentialité

Les Personnes Assujetties doivent garder le secret professionnel concernant toutes les données ou informations dont elles ont connaissance suite à l’exercice de leur activité professionnelle, qu’elles proviennent ou concernent GRUPO HOTELES PLAYA, SA, sa clientèle, ses fournisseurs, d’autres Personnes Assujetties ou tout autre tiers. En conséquence, et sans préjudice de ce qui précède :

• Elles devront utiliser ces données ou informations exclusivement pour l’exercice de leur activité professionnelle, ne pourront les transmettre qu’à d’autres professionnels ayant besoin de les connaître pour la même finalité, et s’abstiendront de les utiliser à leur propre profit. Même si l’on a la possibilité d’accéder à une certaine information, cet accès ne sera justifié que par l’intérêt professionnel susmentionné.
• Les données et informations relatives aux états financiers et, de manière générale, à toute activité de la clientèle seront traitées avec une confidentialité absolue et dans le respect des limites imposées par les lois en vigueur. Par conséquent, pour transmettre toute information à des tiers au-delà de ces limites, il sera nécessaire d’obtenir l’autorisation préalable expresse du client ou de la cliente, sauf dans les cas où cela est requis par la loi ou par une autorité judiciaire ou administrative.
• L’information relative à d’autres employés, administrateurs et membres de la direction, y compris celle relative aux données personnelles ou familiales, aux rémunérations ou à la santé, en plus d’être soumise au secret professionnel, est une information sensible et donc particulièrement protégée par la Loi sur la Protection des Données à Caractère Personnel.

Les Personnes Assujetties doivent respecter l’obligation de secret même après la fin de leur relation avec GRUPO HOTELES PLAYA, SA.

Relations avec les entreprises prestataires

Les processus de sélection des fournisseurs doivent se caractériser par la recherche de compétitivité et de qualité, en garantissant l’égalité des chances entre eux.

Les Personnes Assujetties, et tout particulièrement celles intervenant dans les décisions relatives à la passation de contrats de fournitures ou de services ou à la fixation de leurs conditions économiques, éviteront toute forme d’interférence pouvant affecter leur impartialité ou leur objectivité à cet égard.

Dans la mesure du possible, les relations d’exclusivité seront évitées.

Le recours à des fournitures et services externes devra s’effectuer par des procédures transparentes, ajustées à des critères de publicité et de mise en concurrence, en évitant les formes de dépendance.

L’acceptation par les employés de tout type d’avantage personnel, cadeaux (sauf si leur valeur n’excède pas cent cinquante euros (150 €) comme indiqué dans la section « Acceptation de cadeaux »), invitations, faveurs ou autres compensations de la part des fournisseurs est interdite. Ne seront pas considérés comme des avantages personnels l’assistance à des événements sociaux, les invitations à des déjeuners professionnels, les séminaires et autres activités de formation préalablement autorisés par le responsable du département.

De même, il est interdit de percevoir toute forme de rémunération ou de financement provenant de fournisseurs, ainsi que, de manière générale, d’accepter toute rémunération externe pour des services découlant de l’activité propre de l’employé.

Relations avec la clientèle

On s’efforcera d’éviter les relations d’exclusivité avec la clientèle pouvant donner lieu à un lien personnel excessif ou restreindre l’accès du client à d’autres employés ou canaux de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.

Toute relation économique ou d’une autre nature pouvant entraîner un conflit d’intérêts devra être portée à la connaissance du client, en adoptant les mesures nécessaires pour éviter qu’elle n’interfère dans la relation du client avec GRUPO HOTELES PLAYA, SA.

L’acceptation par le personnel de tout type d’avantage personnel, cadeaux (sauf si leur valeur n’excède pas cent cinquante euros (150 €) comme indiqué dans la section « Acceptation de cadeaux »), invitations, faveurs ou autres compensations de la part de la clientèle est interdite. La participation à des événements sociaux, les invitations à des déjeuners professionnels, les séminaires et autres activités de formation préalablement autorisés par le responsable du département ne sont pas considérés comme des avantages personnels.

De même, il est interdit de percevoir toute forme de rémunération ou de financement de la part de la clientèle, ainsi que d’accepter toute rémunération externe pour des services découlant de l’activité de l’employé.

Protection des Données à Caractère Personnel

Les Personnes Assujetties sont tenues de respecter le droit à la protection des données, le droit à l’honneur et à l’intimité personnelle de toutes les personnes dont elles accèdent aux données dans le cadre de leur activité au sein de GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Ce respect s’applique à toute information concernant une personne : données d’identification, de filiation, familiales, économiques, audiovisuelles ou de toute autre nature permettant son identification.

Les données à caractère personnel seront traitées conformément aux principes établis par la réglementation sur la protection des données, de sorte que :

• Seules les données nécessaires à l’activité professionnelle seront collectées.
• La collecte, le traitement informatique ou papier et l’utilisation ultérieure se feront de manière à garantir leur sécurité, leur véracité et leur exactitude, le droit à l’intimité des personnes et le respect des obligations découlant de la réglementation applicable.
• Seules les Personnes Assujetties autorisées à cet effet par leurs fonctions auront accès à ces données dans la mesure nécessaire à l’exercice de celles-ci.
• Le devoir de secret et de confidentialité concernant les informations des personnes sera garanti à tout moment et elles ne seront pas transmises à des tiers autres que le titulaire des données.

Acceptation de cadeaux

Il est interdit aux Personnes Assujetties d’accepter tout type de revenus ou de commissions pour des opérations effectuées par la Société, ou de tirer profit de leur position au sein de celle-ci à leur propre avantage.

Ainsi, toute invitation, cadeau ou attention qui, par sa nature, sa fréquence, ses caractéristiques ou ses circonstances, pourrait être interprété comme étant fait avec la volonté d’influencer l’objectivité du destinataire, sera refusé et porté à la connaissance de la direction de son domaine ou des Ressources Humaines.

En conséquence, aucune Personne Assujettie ne peut accepter de cadeaux, invitations, faveurs ou tout autre type de compensation liés à son activité professionnelle dans la Société et provenant de clients, fournisseurs, intermédiaires, contreparties ou tout autre tiers.

Sont exclus de cette limitation :

• Le matériel promotionnel et publicitaire de faible valeur ou tout autre cadeau dont la valeur ne dépasse pas cent cinquante euros (150 €).
• Les invitations normales ne dépassant pas les limites considérées comme raisonnables selon les usages sociaux habituels.
• Les attentions occasionnelles pour des raisons concrètes et exceptionnelles, à condition qu’elles ne soient pas en espèces et qu’elles restent dans des limites raisonnables.

Dans tous les cas, les Personnes Assujetties solliciteront l’autorisation du responsable du domaine pour tout cadeau, invitation ou attention dont la valeur est supérieure à cent cinquante euros (150 €).

Utilisation des actifs

Les Personnes Assujetties veilleront à ce que les actifs de la Société ne subissent aucun préjudice.

À cette fin, elles respecteront les règles suivantes dans leur utilisation :

• Elles protégeront et prendront soin des actifs dont elles disposent ou auxquels elles ont accès et les utiliseront de manière appropriée à la finalité pour laquelle ils ont été remis.
• Elles ne réaliseront aucun acte de disposition ou de charge sur ceux-ci sans l’autorisation opportune.
• Elles veilleront à ce que les dépenses correspondent strictement aux besoins de leur activité professionnelle et permettent une grande efficacité dans l’utilisation des ressources disponibles.

Usage des Technologies de l’Information et de la Communication

Les Personnes Assujetties respecteront strictement les normes établies par GRUPO HOTELES PLAYA, SA à tout moment en matière de sécurité informatique, et en particulier :

• Elles accorderont une protection spéciale aux systèmes informatiques, en adoptant toutes les mesures de sécurité pour les protéger.
• Elles respecteront les règles spécifiques régissant l’utilisation du courrier électronique, l’accès à Internet ou d’autres possibilités similaires mises à leur disposition, sans qu’aucun usage inapproprié ne puisse en découler. L’utilisation des équipements, systèmes et programmes informatiques que la Société met à disposition du personnel pour son travail doit répondre à des critères de sécurité et d’efficacité, excluant tout abus ou action contraire aux instructions.
• Les Personnes Assujetties ne devront pas utiliser les moyens de communication de la Société (forums, pages web, etc.) pour exprimer des contenus, idées ou opinions politiques ou d’une autre nature, étrangers à l’activité de la Société.
• Les Personnes Assujetties ne doivent pas installer ou utiliser de programmes ou applications illégaux ou pouvant endommager les systèmes ou nuire à l’image de la Société.
• L’utilisation de ces installations pourra être contrôlée par la Société, dans le respect de l’intimité personnelle conformément à la loi.
• Chaque Personne Assujettie est responsable de verrouiller ou déconnecter son terminal lors de son absence du poste de travail.
• Les informations stockées sur les serveurs de la Société pourront faire l’objet d’un accès justifié par celle-ci.

Droits de propriété intellectuelle et industrielle du Groupe

GRUPO HOTELES PLAYA, SA est titulaire de la propriété et des droits d’usage et d’exploitation des programmes informatiques, manuels, vidéos, projets et autres œuvres créés par son personnel dans le cadre de son activité professionnelle.

Les Personnes Assujetties respecteront la propriété intellectuelle et le droit d’usage appartenant à la Société. Par conséquent, leur utilisation se fera dans le cadre de l’activité professionnelle et tout le matériel devra être restitué sur demande.

Elles respecteront également les droits de propriété intellectuelle et industrielle appartenant à des tiers. L’utilisation de tout contenu appartenant à des tiers nécessite l’obtention préalable de leur autorisation.

Image et réputation corporative

L’entreprise considère son image comme un actif précieux. Les Personnes Assujetties devront apporter le plus grand soin à préserver l’image et la réputation de GRUPO HOTELES PLAYA, SA dans toutes leurs actions professionnelles.

Obligations fiscales

Les Personnes Assujetties éviteront toutes les pratiques impliquant l’évasion illicite du paiement des impôts. Elles éviteront l’utilisation de structures opaques à des fins fiscales.

Les administrateurs seront informés des politiques fiscales appliquées par la Société.

Obligations comptables

L’information financière du Groupe sera élaborée avec fiabilité et rigueur, en s’assurant que les transactions existent réellement, sont enregistrées au bon moment et conformément à la réglementation applicable.

4. RELATIONS EXTERNES

Participation à des Cours et Séminaires externes

La participation en tant qu’intervenant nécessite l’autorisation préalable de la direction lorsque la personne représente la Société.

Relation avec les médias

Les Personnes Assujetties s’abstiendront de transmettre toute information sur la Société aux médias sans en informer le service responsable de la communication externe. Elles éviteront la diffusion de rumeurs.

Relation avec les autorités

La relation avec les autorités sera régie par les principes de respect et de collaboration.

5. NORMES SPÉCIFIQUES POUR ÉVITER LES COMPORTEMENTS DE CORRUPTION

Respect de la légalité

Le respect de la légalité est une priorité. GRUPO HOTELES PLAYA, SA :

• Rejette toute forme de corruption et interdit expressément de telles actions.
• Exige un comportement éthique pour éviter de nuire à la réputation de la Société.

Lignes directrices pour éviter la corruption de fonctionnaires publics

Il est formellement interdit de remettre, promettre ou offrir tout paiement, commission ou cadeau à des autorités ou fonctionnaires publics, en Espagne comme à l’étranger.

En cas de recours à des agents ou intermédiaires pour des contrats publics, des mesures de diligence raisonnable seront adoptées pour s’assurer de leur fiabilité. Toute sollicitation de paiement par un fonctionnaire doit être signalée à la Direction.

Lignes directrices pour éviter la corruption entre particuliers

Il est interdit d’offrir des avantages à des employés ou dirigeants d’autres entreprises pour favoriser GRUPO HOTELES PLAYA, SA au détriment de ses concurrents. Toute sollicitation de ce type par un tiers doit être signalée.