Der vorliegende Verhaltenskodex (im Folgenden der „Kodex“) enthält den Katalog der Verhaltensregeln, die das Handeln der gesamten Belegschaft von GRUPO HOTELES PLAYA, SA (im Folgenden „GRUPO HOTELES PLAYA, SA“ oder die „Gesellschaft“) leiten müssen, und stellt ein Kernelement des Compliance-Programms von GRUPO HOTELES PLAYA, SA dar.
Dieser Kodex gilt für die Verwaltung (Vorstand/Geschäftsführung), die obere Führungsebene und die Belegschaft von GRUPO HOTELES PLAYA, SA, einschließlich Praktikanten und Stipendiaten. Diese Personen werden im Folgenden als „Unterliegende Personen“ oder „Belegschaft“ bezeichnet.
In bestimmten Sachgebieten, die einer detaillierten Regelung bedürfen, werden die Normen dieses Kodex durch die Bestimmungen in anderen Kodizes und Handbüchern von GRUPO HOTELES PLAYA, SA ergänzt. Zu den sektoralen Kodizes und Handbüchern gehören das Handbuch zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, die interne Richtlinie für das Verhalten an den Wertpapiermärkten, das Sicherheitsdokument usw. (im Folgenden zusammenfassend die „Compliance-Handbücher“) sowie die Vermerke und Rundschreiben, die konkrete Punkte dieser Kodizes und Handbücher weiterentwickeln.
Die dem Kodex unterliegenden Personen sind verpflichtet, den Verhaltenskodex zu kennen und einzuhalten sowie bei dessen Umsetzung in der GRUPO HOTELES PLAYA, SA mitzuwirken, einschließlich der Meldung jeglicher Verstöße, die ihnen bekannt werden, an das Überwachungsorgan.
Mit der Anwendung des Kodex wird angestrebt, dass die Personen, die ihre Tätigkeit innerhalb der GRUPO HOTELES PLAYA, SA ausüben, jederzeit ein integres und professionelles Verhalten an den Tag legen und zum guten Arbeitsklima und zum Engagement der GRUPO HOTELES PLAYA, SA beitragen, indem sie Verhaltensweisen melden, die das Image und/oder den Ruf des Unternehmens schädigen könnten.
Die allgemeinen Prinzipien des Verhaltenskodex bilden zusammen mit den Compliance-Handbüchern der Gesellschaft und der Berufsethik ihrer Belegschaft die Säulen des Handelns von GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Sämtliche Handlungen der unterliegenden Personen müssen sich an diesen Leitlinien und Prinzipien orientieren.
Im Rahmen der internen Beziehungen gelten bei GRUPO HOTELES PLAYA, SA folgende Prinzipien:
Alle dem Kodex unterliegenden Personen fördern jederzeit Beziehungen, die auf Respekt gegenüber anderen sowie auf gegenseitiger Zusammenarbeit basieren.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA verpflichtet sich, für ein Arbeitsumfeld zu sorgen, das frei von jeglicher Art von Gewalt und/oder Belästigung ist. Damit einher geht das Verbot jeglicher Art von Diskriminierung, Einschüchterung sowie beleidigendem oder unangemessenem Verhalten, Respektlosigkeiten oder jeglicher Art von körperlicher oder verbaler Aggression in den beruflichen Beziehungen innerhalb der Gesellschaft.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA verfolgt das grundlegende Prinzip, ein Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten, in dem die Würde aller Personen respektiert wird und jede Art von Verhalten vermieden wird, das die durch die spanische Verfassung und die allgemeine Rechtsordnung geschützten Grundrechte verletzt.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA bringt ihre feste Verpflichtung zum Grundsatz der Förderung der Chancengleichheit beim Zugang zur Arbeit und beim beruflichen Aufstieg zum Ausdruck. Dabei werden jederzeit Situationen der Diskriminierung oder Ungleichheit aufgrund von Geschlecht, Rasse, sozialer oder sexueller Herkunft, Familienstand, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sonstigen Umständen vermieden.
Folglich werden sich die unterliegenden Personen, die an Einstellungs-, Auswahl- und/oder Beförderungsprozessen beteiligt sind, bei ihrem Handeln und ihren Entscheidungen von Objektivität leiten lassen. Ziel ist es, die Personen zu identifizieren, die am besten dem Profil und den Anforderungen der zu besetzenden Stelle entsprechen, insbesondere bei der Einstellung und Beförderung von Führungskräften und der Ernennung der Mitglieder der Verwaltungsorgane, wobei hohe ethische Standards einzuhalten sind.
Die unterliegenden Personen respektieren jederzeit die geltenden Präventivmaßnahmen im Bereich der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Zu diesem Zweck sind sie verpflichtet, die Ressourcen zu kennen und zu nutzen, die GRUPO HOTELES PLAYA, SA ihnen im Bereich der Sicherheit und Unfallverhütung zur Verfügung stellt, und gegebenenfalls sicherzustellen, dass die Mitglieder ihrer Teams ihre Tätigkeiten unter sicheren Bedingungen ausüben.
Die unterliegenden Personen fördern ein Arbeitsumfeld, das mit der persönlichen Entwicklung vereinbar ist. Sie erleichtern den Personen in ihren Teams den Zugang zu Maßnahmen, welche die Vereinbarkeit der beruflichen Tätigkeit bei GRUPO HOTELES PLAYA, SA mit den Bedürfnissen ihres Privatlebens fördern, um die Lebensqualität der Mitarbeiter und ihrer Familien zu verbessern.
Die unterliegenden Personen müssen im Rahmen ihrer Kompetenzen die gesetzlichen Anforderungen und internen Verfahren beachten, die von GRUPO HOTELES PLAYA, SA jeweils festgelegt werden, um die Umweltauswirkungen ihrer Tätigkeiten so weit wie möglich zu reduzieren oder zu vermeiden.
Die unterliegenden Personen legen ein aufrichtiges, unparteiisches und ehrliches professionelles Verhalten an den Tag und unterlassen die Beteiligung an illegalen Aktivitäten. Sie halten sowohl die allgemeinen Bestimmungen (Gesetze, Verordnungen und Rundschreiben der Aufsichtsbehörden) als auch die Compliance-Handbücher und die internen Verfahren von GRUPO HOTELES PLAYA, SA ein, die auf sie Anwendung finden.
Jede unterliegende Person, gegen die in einem Gerichtsverfahren ermittelt wird oder die angeklagt wird, das Auswirkungen auf ihre Tätigkeit bei GRUPO HOTELES PLAYA, SA haben könnte oder seinen Ursprung in dieser hat, muss die Personalabteilung so schnell wie möglich informieren. Ebenso ist die Personalabteilung über die Existenz von Verwaltungsverfahren zu informieren, die sie betreffen – sei es als mutmaßlich verantwortliche Person, Zeuge oder in einer anderen Funktion –, sofern diese von Behörden oder Aufsichtsorganen der Tätigkeit von GRUPO HOTELES PLAYA, SA geführt werden.
Die unterliegenden Personen müssen der Ausübung ihrer Funktionen bei GRUPO HOTELES PLAYA, SA Vorrang einräumen. Sie dürfen keine professionellen Dienstleistungen für andere Unternehmen oder Wettbewerber erbringen, ob vergütet oder unvergütet, ungeachtet der Art des Verhältnisses, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Genehmigung der Personalabteilung nach einer positiven Stellungnahme der Compliance-Abteilung vor.
Unterliegende Personen, die eine andere berufliche Tätigkeit ausüben, müssen diesen Umstand der Personalabteilung melden, sobald dieser eintreten könnte.
Die unterliegenden Personen setzen ihre technischen und fachlichen Fähigkeiten sowie die angemessene Sorgfalt bei der Ausübung ihrer Tätigkeit in der Gesellschaft ein. Insbesondere:
Unterliegende Personen handeln stets so, dass ihre privaten Interessen oder die von Angehörigen nicht über denen von GRUPO HOTELES PLAYA, SA oder deren Kunden stehen. Dies gilt für Beziehungen zur Gesellschaft, zu Kunden, Lieferanten oder sonstigen Dritten.
Mögliche oder tatsächliche Interessenkonflikte (auch aus Verwandtschaftsverhältnissen) sind zu melden. Betroffene Personen haben sich der Mitwirkung an entsprechenden Entscheidungen oder Transaktionen zu enthalten. Insbesondere gilt:
Personen, die über Insiderinformationen verfügen, dürfen weder für eigene noch für fremde Rechnung Geschäfte mit den betroffenen Wertpapieren tätigen. Sie dürfen auch Dritten solche Geschäfte nicht empfehlen.
Insiderinformationen sind alle nicht öffentlich bekannten Tatsachen, die bei Bekanntwerden den Kurs erheblich beeinflussen könnten.
Es besteht die Pflicht zur beruflichen Verschwiegenheit über alle Daten und Informationen, die durch die Tätigkeit bekannt werden. Dies gilt gegenüber Kunden, Lieferanten und Kollegen.
Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.
Die Auswahl von Lieferanten erfolgt nach Kriterien der Wettbewerbsfähigkeit und Qualität. Exklusivitätsbindungen sind nach Möglichkeit zu vermeiden. Verfahren müssen transparent und wettbewerbsorientiert sein.
Die Annahme von persönlichen Vorteilen oder Geschenken (außerhalb der 150-Euro-Grenze) ist untersagt. Die Teilnahme an sozialen Akten oder Fachseminaren bedarf der vorherigen Genehmigung.
Übermäßige persönliche Bindungen zu Kunden, die den Zugang anderer Mitarbeiter einschränken könnten, sind zu vermeiden. Wirtschaftliche Beziehungen, die Interessenkonflikte auslösen könnten, müssen dem Kunden offengelegt werden. Die Annahme von Geschenken über 150 Euro ist auch hier untersagt.
Das Recht auf Datenschutz sowie die Privatsphäre aller Personen sind zu achten. Personenbezogene Daten werden nach folgenden Grundsätzen behandelt:
Es ist untersagt, Provisionen für Geschäfte der Gesellschaft anzunehmen oder die Position zum eigenen Vorteil zu nutzen. Jedes Geschenk, das die Objektivität beeinflussen könnte, ist abzulehnen und der Leitung zu melden.
Ausgenommen sind:
Für alles über 150 Euro ist eine ausdrückliche Genehmigung einzuholen.
Vermögenswerte der Gesellschaft sind zu schützen. Unbefugte Verfügungen sind untersagt. Ausgaben müssen effizient und notwendig sein.
Die Sicherheitsregeln für IT sind strikt einzuhalten. IT-Systeme und E-Mail dürfen nicht missbräuchlich verwendet werden. Foren oder Webseiten der Gesellschaft dürfen nicht für private politische Meinungsäußerungen genutzt werden. Die Installation illegaler Software ist verboten. Die Nutzung der IT-Systeme kann im gesetzlichen Rahmen kontrolliert werden.
Alle während der Tätigkeit erstellten Werke (Programme, Handbücher, Videos, Berichte) sind Eigentum von GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Die Nutzung der Marke oder des Logos ist nur für berufliche Zwecke gestattet. Auch Rechte Dritter müssen respektiert werden.
Der Ruf des Unternehmens ist ein wertvolles Gut. Alle unterliegenden Personen müssen bei ihrem Handeln darauf achten, das Image der Gesellschaft zu wahren.
Praktiken zur ungesetzlichen Steuervermeidung sind untersagt. Intransparente Strukturen zu steuerlichen Zwecken dürfen nicht verwendet werden.
Finanzinformationen müssen zuverlässig erstellt werden. Alle Transaktionen müssen existieren, zeitgerecht und gesetzeskonform erfasst und bewertet werden.
Die Teilnahme als Referent bei externen Veranstaltungen bedarf der Genehmigung, wenn die Person im Namen der Gesellschaft auftritt.
Informationen an die Medien dürfen nur über die zuständige Abteilung für externe Kommunikation gegeben werden. Gerüchte sind nicht zu verbreiten.
Der Kontakt zu Behörden ist von Respekt und Kooperation geprägt.
Die Achtung des Gesetzes hat Priorität. GRUPO HOTELES PLAYA, SA lehnt jede Form von Korruption strikt ab. Alle Mitarbeiter müssen sich ethisch einwandfrei verhalten, um den Ruf der Gesellschaft nicht zu gefährden.
Zahlungen, Versprechen oder Geschenke an Behörden oder Amtsträger sind im In- und Ausland absolut verboten. Bei Verträgen mit öffentlicher Beteiligung ist bei der Auswahl von Vermittlern besondere Sorgfalt (Due Diligence) walten zu lassen. Forderungen von Amtsträgern nach Zahlungen sind sofort der Direktion zu melden.
Es ist verboten, Mitarbeitern oder Geschäftsführern anderer Unternehmen Vorteile anzubieten, um GRUPO HOTELES PLAYA, SA wettbewerbswidrig zu bevorzugen. Solche Forderungen Dritter sind der Direktion zu melden.
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