El presente Código de Conducta (en adelante, el “Código”) recoge el catálogo de normas de conducta que han de regir la actuación de toda la plantilla de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, (en adelante “GRUPO HOTELES PLAYA, SA” o la “Sociedad”) y constituye un elemento principal del Programa de Cumplimiento de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
El presente Código se aplica a administradores o administradoras, alta dirección y plantilla de GRUPO HOTELES PLAYA, SA incluyendo personal en prácticas y personas becarias. A estas personas se las denomina en lo sucesivo “Personas Sujetas “ o “Plantilla”.
En determinadas materias específicas que precisan de una regulación detallada las normas de este Código se complementan con las que figuran en otros códigos y manuales de GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Forman parte de los códigos y manuales sectoriales el Manual de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, el Reglamento Interno de Conducta en los Mercados de Valores, el Documento de Seguridad, etc (en adelante todos ellos los “Manuales de Cumplimiento”) así como las notas y circulares que desarrollan puntos concretos de dichos códigos y manuales.
Las Personas Sujetas del Código tienen la obligación de conocer y cumplir el Código de Conducta y de colaborar para facilitar su implantación en GRUPO HOTELES PLAYA, SA, incluyendo la comunicación al Órgano de Vigilancia, de cualquier infracción que llegue al conocimiento de las mismas.
Con la aplicación del Código, se pretende que las personas que desempeñan sus actividades dentro de GRUPO HOTELES PLAYA, SA demuestren un comportamiento íntegro y profesional en todo momento y contribuyan al buen ambiente y al compromiso de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, denunciando aquellas conductas que puedan dañar su imagen y/o reputación.
Los Principios Generales del Código de Conducta, junto con los Manuales de Cumplimiento de la Sociedad y la ética profesional de su plantilla constituyen los pilares de actuación de GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Todas las actuaciones de las Personas Sujetas han de estar guiadas por dichas pautas y principios.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA, en el ámbito de las relaciones internas, cuenta con los siguientes principios:
Todos los Sujetos del Código, promoverán en todo momento unas relaciones basadas en el respeto por los y las demás, así como la colaboración recíproca.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA asume el compromiso de velar porque exista un ambiente laboral exento de cualquier tipo de violencia y/o acoso, con la consecuente prohibición de todo tipo de discriminación, intimidación y conductas ofensivas o impropias, faltas de respeto o cualquier tipo de agresión física o verbal en las relaciones profesionales dentro de la Sociedad.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA tiene como principio básico mantener un entorno laboral en el que se respete la dignidad de todas las personas y se evite cualquier tipo de conducta vulneradora de los derechos fundamentales protegidos por la Constitución Española y el ordenamiento jurídico general.
GRUPO HOTELES PLAYA, SA expresa su firme compromiso con el principio de promover la igualdad de oportunidades en el acceso al trabajo y en la promoción profesional, evitando en todo momento situaciones de discriminación o desigualdad por razón de género, raza, condición social o sexual, estado civil, religión, afiliación sindical o cualquier otra circunstancia.
En consecuencia, las Personas Sujetas que intervengan en procesos de contratación, selección y/o promoción profesional se guiarán con objetividad en sus actuaciones y decisiones, con el objetivo de identificar aquellas personas más acordes con el perfil y necesidades del puesto a cubrir y muy especialmente en la contratación y promoción de personal directivo y en el nombramiento de quienes integran los órganos de administración, donde deberán respetarse unos altos estándares éticos.
Las Personas Sujetas respetarán en todo momento las medidas preventivas aplicables en materia de seguridad y salud laboral. A tal fin, tienen la obligación de conocer y emplear los recursos que GRUPO HOTELES PLAYA, SA ponga a su disposición en materia de seguridad y prevención de riesgos laborales y, en su caso, asegurar que quienes integran sus equipos realizan sus actividades en condiciones de seguridad.
Las Personas Sujetas promoverán un ambiente de trabajo compatible con el desarrollo personal, facilitando entre las personas de sus equipos, el acceso a las medidas que facilitan la conciliación del desempeño de la actividad profesional en GRUPO HOTELES PLAYA, SA con las necesidades de su vida personal, con el objeto de mejorar la calidad de vida de trabajadores, trabajadoras y sus familias.
Las Personas Sujetas, en el ámbito de sus competencias, han de respetar las exigencias legales y procedimientos internos que se establezcan en cada momento por GRUPO HOTELES PLAYA, SA, para reducir o evitar en lo posible, el impacto medio ambiental de sus actividades.
Las Personas Sujetas desarrollarán una conducta profesional recta, imparcial y honesta y se abstendrán de participar en actividades ilegales. Las Personas Sujetas cumplirán tanto las disposiciones generales (Leyes, reglamentos, y circulares de los organismos supervisores) como los Manuales de Cumplimiento y los procedimientos internos de GRUPO HOTELES PLAYA, SA que les sean de aplicación.
Toda Persona Sujeta que resulte imputada o acusada en un procedimiento judicial que pueda afectar a su actividad en GRUPO HOTELES PLAYA, SA o que tenga su origen en ésta, deberá informar, tan pronto como sea posible, a Recursos Humanos. Asimismo, se deberá informar a Recursos Humanos de la existencia de expedientes administrativos que le afecten, ya sea como persona presuntamente responsable, testigo o en otro concepto, que se tramiten por las autoridades u organismos supervisores de la actividad de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
Las Personas Sujetas deberán dar prioridad al ejercicio de sus funciones en GRUPO HOTELES PLAYA, SA y no podrán prestar servicios profesionales a otras entidades o empresas competidoras, retribuidos o no, cualquiera que sea la relación en que se basen, salvo autorización expresa de Recursos Humanos previo informe favorable de Cumplimiento.
Las Personas Sujetas que ejerzan otra actividad profesional deberán comunicar esa circunstancia a Recursos Humanos tan pronto como pudiera originarse.
Las Personas Sujetas emplearán su capacidad técnica y profesional y la diligencia adecuada en el desempeño de su actividad en la Sociedad. En particular:
Las Personas Sujetas actuarán siempre de manera que sus intereses particulares, de sus familiares o de otras personas vinculadas a ellos o ellas no primen sobre los de GRUPO HOTELES PLAYA, SA o su clientela. Esta pauta de conducta se aplicará tanto en las relaciones con GRUPO HOTELES PLAYA, SA, como con la clientela, clientela del mismo, empresas proveedoras o cualquier otro tercero.
Las Personas Sujetas identificarán e informarán de las situaciones de conflicto de interés tanto potenciales como reales, incluidas las derivadas de relaciones de parentesco u otras afines. Se abstendrán de participar (ya en la toma de decisiones, ya en funciones de representación de GRUPO HOTELES PLAYA, SA en transacciones de cualquier tipo en las que concurra algún interés propio o de alguna persona vinculada). En consecuencia, y sin perjuicio de la citada regla general:
Las Personas Sujetas que dispongan de información privilegiada no efectuarán operaciones por cuenta propia o ajena, directa o indirectamente, sobre los valores o instrumentos a los que afecte. Tampoco promoverán, ampararán o recomendarán que otras personas las realicen.
Se considera información privilegiada, toda información de carácter concreto que no se haya hecho pública, y que, de hacerse pública, podría influir de manera apreciable sobre la cotización en un mercado o sistema organizado de contratación.
Las Personas Sujetas deben guardar secreto profesional respecto a cuantos datos o información conozcan como consecuencia del ejercicio de su actividad profesional, ya procedan o se refieran a GRUPO HOTELES PLAYA, SA, a su clientela y empresas proveedoras, a otras Personas Sujetas o a cualquier otro tercero. En consecuencia, y sin perjuicio de lo anteriormente indicado:
Las Personas Sujetas han de cumplir con la obligación de secreto incluso una vez finalizada su relación con GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
Los procesos de elección de empresas proveedoras deben caracterizarse por la búsqueda de competitividad y calidad, garantizando la igualdad de oportunidades entre todas ellas.
Las Personas Sujetas y, muy especialmente, aquellas con intervención en decisiones sobre la contratación de suministros o servicios o en la fijación de sus condiciones económicas, evitarán cualquier clase de interferencia que pueda afectar a su imparcialidad u objetividad al respecto.
Siempre que sea posible se evitarán relaciones de exclusividad.
La contratación de suministros y servicios externos deberá efectuarse a través de procedimientos transparentes y ajustados a criterios de publicidad y concurrencia evitando formas de dependencia.
Está prohibida la aceptación por los empleados y las empleadas de cualquier clase de beneficio personal, regalos (salvo que su valor no sea superior a ciento cincuenta euros (150.- €) tal y como se indica en el apartado de “Aceptación de regalos”), invitaciones, favores u otras compensaciones de empresas proveedoras. No tendrá la consideración de beneficio personal la asistencia a actos sociales, invitaciones a almuerzos profesionales, seminarios y otro tipo de actividades formativas, que hayan sido previamente autorizadas por la persona responsable del departamento.
Asimismo, está prohibida la percepción de cualquier clase de remuneración o de financiación procedente de empresas proveedoras, así como, en general, la aceptación de cualquier clase de remuneración ajena por servicios derivados de la actividad propia del empleado.
Se procurará evitar la relación de exclusividad con la clientela que pueda dar lugar a una vinculación personal excesiva o restringir el acceso del mismo a otros empleados u otras empleadas o canales de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
Se deberá poner en conocimiento de la clientela cualquier relación económica o de otra índole que pudiera suponer un conflicto de interés con ellas, adoptando las medidas necesarias para evitar que interfiera en la relación del cliente o la clienta con GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
Está prohibida la aceptación por la plantilla de cualquier clase de beneficio personal, regalos (salvo que su valor no sea superior a ciento cincuenta euros (150.- €) tal y como se indica en el apartado de “Aceptación de regalos”), invitaciones, favores u otras compensaciones de la clientela. No tendrá la consideración de beneficio personal la asistencia a actos sociales, invitaciones a almuerzos profesionales, seminarios y otro tipo de actividades formativas, que hayan sido previamente autorizadas por la persona responsable del departamento.
Asimismo, está prohibida la percepción de cualquier clase de remuneración o de financiación procedente de la clientela, así como, en general, la aceptación de cualquier clase de remuneración ajena por servicios derivados de la actividad propia del empleado o la empleada.
Las Personas Sujetas están obligadas a respetar el derecho a la protección de datos, el derecho al honor y a la intimidad personal de todas las personas a cuyos datos tengan acceso por razón del desempeño de su actividad dentro de GRUPO HOTELES PLAYA, SA. Dicho respeto deberá aplicar a cualquier información concerniente a una persona: datos identificativos, de filiación, familiares, económicos, audiovisuales o de cualquier otra índole que permitan su identificación.
Los datos de carácter personal serán tratados de acuerdo con los principios establecidos en la normativa de protección de datos, de manera que:
Está prohibido que las Personas Sujetas acepten cualquier tipo de ingresos o comisiones por operaciones efectuadas por la Sociedad, ni que obtengan de otra forma provecho de la posición que se ostenta en la misma en beneficio propio.
Así, cualquier invitación, regalo o atención que por su carácter, frecuencia, características o circunstancias pueda ser interpretado como hecho con la voluntad de influir en la objetividad de la persona receptora, será rechazado y puesto en conocimiento de la dirección de su área o de Recursos Humanos.
En consecuencia, ninguna Persona Sujeta puede aceptar regalos, invitaciones, favores o cualquier otro tipo de compensación vinculada con su actividad profesional en la Sociedad y que proceda de la clientela, empresas proveedoras, personas intermediarias, contrapartidas o cualquier otro tercero.
No se incluyen en dicha limitación:
En todo caso, las Personas Sujetas solicitarán la autorización a la persona responsable del área respecto de cualquier regalo, invitación o atención cuyo valor sea superior a ciento cincuenta euros (150.- €).
Las Personas Sujetas velarán porque los activos de la Sociedad no sufran ningún menoscabo.
A tal fin, respetarán las siguientes normas en su utilización:
Las Personas Sujetas cumplirán estrictamente las normas que se establezcan por GRUPO HOTELES PLAYA, SA en cada momento en materia de seguridad informática y en particular:
GRUPO HOTELES PLAYA, SA es titular de la propiedad y de los derechos de uso y explotación de los programas y sistemas informáticos, equipos, manuales, vídeos, proyectos, estudios, informes y demás obras y derechos creados, desarrollados, perfeccionados o utilizados por su plantilla, dentro de su actividad laboral o en base a las facilidades informáticas de GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
Las Personas Sujetas respetarán la propiedad intelectual y el derecho de uso que corresponde a GRUPO HOTELES PLAYA, SA en relación con los programas y sistemas informáticos; equipos, manuales y videos; conocimientos, procesos, tecnología, “know-how” y, en general, demás obras y trabajos desarrollados o creados en la Sociedad. Por tanto, su utilización se realizará en el ejercicio de la actividad profesional y se devolverá todo el material en que se soporten cuando sean requeridas.
Las Personas Sujetas deberán respetar el principio de confidencialidad estricta en cuanto a las características de los derechos, licencias, programas, sistemas y de los conocimientos tecnológicos, en general, cuya propiedad o derechos de explotación o de uso correspondan a GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
Las Personas Sujetas no deben explotar, reproducir, replicar o ceder los sistemas y aplicaciones informáticas de GRUPO HOTELES PLAYA, SA para finalidades ajenas al mismo, tanto si dicha actividad es remunerada como si no y aunque dicha actividad se realice utilizando cualquier sistema, medio o aplicación informática de la Sociedad aun fuera del horario laboral de la empleada o el empleado.
No utilizarán la imagen, nombre, marcas o logo de GRUPO HOTELES PLAYA, SA, salvo para el adecuado desarrollo de su actividad profesional en el mismo.
Las Personas Sujetas respetarán asimismo los derechos de propiedad intelectual e industrial que ostenten terceras personas ajenas a GRUPO HOTELES PLAYA, SA. En particular, la utilización en la Sociedad de cualquier contenido perteneciente a terceros requerirá la obtención de la previa autorización de dichos terceros.
La empresa considera su imagen y reputación corporativa como un activo muy valioso para preservar la confianza de sus accionistas, plantilla, clientela, empresas proveedoras, autoridades y de la sociedad en general. Las personas Sujetas del Código deberán poner el máximo cuidado en preservar la imagen y reputación de GRUPO HOTELES PLAYA, SA en todas sus actuaciones profesionales.
Las Personas Sujetas evitarán todas aquellas prácticas que supongan la ilícita elusión del pago de tributos en perjuicio de la Hacienda Pública.
Las Personas Sujetas evitarán en todo caso la utilización de estructuras de carácter opaco con finalidades tributarias, entendiéndose por tales aquéllas que estén diseñadas con el propósito de impedir el conocimiento por parte de las autoridades fiscales del responsable final de las actividades o la titularidad última de los bienes o derechos implicados.
Las personas administradoras estarán informados de las políticas fiscales aplicadas por GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
La información financiera del Grupo se elaborará con fiabilidad y rigor, asegurándose que:
La participación de las Personas Sujetas como ponentes en cursos o seminarios externos requerirá la previa autorización de la dirección de su área cuando se acuda en representación de GRUPO HOTELES PLAYA, SA o por razón de la función ejercida en GRUPO HOTELES PLAYA, SA.
Las Personas Sujetas se abstendrán de transmitir, por propia iniciativa o a requerimiento de terceros, cualquier información o noticia sobre GRUPO HOTELES PLAYA, SA o sobre terceros a los medios de comunicación, debiendo informar en estos casos al área responsable de la comunicación externa. Las Personas Sujetas evitarán la difusión de comentarios o rumores.
La relación de las Personas Sujetas con quienes representen a las autoridades se regirá por los principios de respeto y colaboración en el marco de sus competencias.
En la cultura de GRUPO HOTELES PLAYA, SA es prioritario el respeto de la legalidad, lo que implica la obligación, sin excepciones, de cumplir con la legislación y con las políticas y reglamentos internos. En particular GRUPO HOTELES PLAYA, SA:
Está absolutamente prohibida la entrega, promesa u ofrecimiento de cualquier clase de pago, comisión, regalo o retribución a cualesquiera autoridades, funcionariado público o plantilla o dirección de empresas u organismos públicos, tanto en España como en el extranjero.
En el supuesto en que GRUPO HOTELES PLAYA, SA contrate con agentes, personas intermediarias o personas asesoras para llevar a cabo transacciones o contratos en los que intervenga una Administración pública, un organismo público o una empresa pública, tanto de nacionalidad española como extranjera, se adoptarán las siguientes medidas:
En general, se adoptará una especial precaución en aquellos supuestos en que la retribución del agente o la agente, persona intermediaria o persona asesora esté vinculada al éxito de la transacción o contrato.
Las Personas Sujetas deberán rechazar y poner en conocimiento de la Dirección cualquier solicitud por autoridades, funcionariado público, plantilla o dirección de empresas u organismos públicos, tanto en España como en el extranjero de pagos, comisiones, regalos o retribuciones de las mencionadas anteriormente en este apartado.
Se prohíbe la entrega, promesa u ofrecimiento de cualquier clase de pago, comisión, regalo o retribución a cualesquiera empleados o empleadas, dirección o administradores y administradoras de otras empresas para que favorezcan a GRUPO HOTELES PLAYA, SA respecto de otras empresas competidoras.
Las Personas Sujetas deberán rechazar y poner en conocimiento de la Dirección cualquier solicitud por terceros tanto en España como en el extranjero de pagos, comisiones, regalos o retribuciones de las mencionadas anteriormente a favor de GRUPO HOTELES PLAYA, SA y en perjuicio de terceros.
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